Elektronische factuur binnenkort de norm?

Wat wordt op het vlak van Btw precies verstaan onder een elektronische factuur en wat gaat er op dat vlak wijzigen?

I.                De elektronische factuur vandaag

A.    Wat maakt dat een factuur voor de Btw een elektronische factuur is?

Een factuur wordt gedefinieerd als “elk document of bericht op papier of in elektronisch formaat dat voldoet aan de voorwaarden vastgelegd in de btw-wetgeving” (art. 1, §13, 1° W.Btw) . De materiële vorm van een factuur is dus in se niet van belang. Het is vandaag de dag toegelaten om zowel op papier als elektronisch te factureren.

Een elektronische factuur is volgens de definitie een factuur die “alle gegevens bevat die het volgens de btw-wetgeving moet bevatten en in om het even welke elektronische vorm uitgereikt en ontvangen wordt” (art. 1, §13, 2° W.Btw) .

Hoe een factuur wordt opgesteld is niet van belang. Dat mag m.a.w. met de computer, maar dat mag evenzeer met de hand. De wijze van opmaak maakt een factuur immers niet elektronisch maar wel de wijze waarop de factuur uitgereikt en ontvangen wordt.

Een factuur die met de computer is opgemaakt en vervolgens uitgeprint wordt en met de post verzonden wordt, is volgens de huidige definitie geen elektronische factuur. Dat is gewoon een factuur op papier. Wordt diezelfde factuur niet per post verzonden maar in een pdf-formaat omgezet en vervolgens via e-mail verzonden, dan gaat het wel om een elektronische factuur.

Wordt een factuur elektronisch bezorgd en ontvangen, dan is het noodzakelijk dat de authenticiteit, de integriteit en de leesbaarheid ervan gegarandeerd kunnen worden. Het is m.a.w. van belang dat de klant de factuur via e-mail kan openen en dat ervan uitgegaan mag worden dat hij de inhoud daarvan niet kan wijzigen (circ. AAFisc nr. 14/2014, 04.04.2014) . Het is de verantwoordelijkheid van de afzender van de factuur, de leverancier of dienstverrichter dus, om die authenticiteit, integriteit en leesbaarheid te waarborgen.

B.    Akkoord van de klant vereist om elektronisch te kunnen factureren

Op dit moment is een elektronische factuur strikt genomen niet toegestaan. In tegenstelling tot papieren facturen, is het gebruik van een elektronische factuur volgens de huidige regels enkel toegestaan mits aanvaarding door de klant (art. 53, §2, lid 4 W.Btw) .

Strikt genomen moet de klant een elektronische factuur wel aanvaarden, maar voor die aanvaarding is er wel geen specifieke procedure voorzien. Het kan hierbij gaan om een schriftelijke, al dan niet formele aanvaarding of om een aanvaarding op grond van stilzwijgende overeenkomst. Dat laatste, de stilzwijgende instemming, doet zich dan onder meer voor als de klant overgaat tot verwerking of betaling van de ontvangen elektronische factuur.

II.              Wat gaat er ter zake wijzigen?

A.    Op naar een verplichting om elektronisch te factureren?

Op Europees vlak werd op 8 december 2022 nl. het pakket “VAT in the Digital Age” voorgesteld, het ViDA-pakket. Dit pakket bevat onder meer de verplichting tot het uitreiken van gestructureerde elektronische facturen (‘e-invoicing’).

In navolging van het Europese voorstel, lanceerde de minister van Financiën recentelijk een voorontwerp van wet waarmee hij elektronische facturatie beoogt te verplichten voor Belgische b2b-transacties.

Het voorontwerp begint inderdaad met een nieuwe definitie van een elektronische factuur. Dat zou dan luiden als een factuur die opgesteld, verzonden en ontvangen wordt in een gestructureerde elektronische vorm die automatische en elektronische verwerking ervan mogelijk maakt. De opmaak wordt m.a.w. wel van belang waardoor facturen in pdf-formaat niet langer als een elektronische factuur aangemerkt zullen worden.

Op termijn zal de elektronische factuur verplicht worden. De bedoeling is effectief om de gestructureerde elektronische factuur te verplichten in een b2b-context, meer bepaald als het gaat om facturen aan in België gevestigde btw-plichtigen.

B.    Vanaf wanneer zou die verplichting effectief van kracht worden?

De bedoeling is een gefaseerde uitrol, maar het is dus nog niet zover. Omdat het er vroeg of laat toch zit aan te komen, is een snelle kennisname van wat er moet gebeuren, toch altijd meegenomen.

Het is de bedoeling om de grootste bedrijven er eerst toe te verplichten om vervolgens stelselmatig de verplichting uit te breiden.

De eerste verplichting zou gaan gelden voor ondernemingen met een omzet in 2023 (!) van meer dan € 9.000.000 omzet exclusief btw. Voor hen zou de verplichte elektronische facturatie ingaan op 1 juli 2024.

Alle ondernemingen met een omzet in 2023 of 2024 van meer dan € 700.000 exclusief btw komen in tweede orde aan bod. Voor hen zou de verplichting ingaan op 1 januari 2025.